Desain dan Struktur Organisasi
A. Dimensi
Struktur Organisasi
Dimensi
struktur organisasiStruktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara
berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur
direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara
berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan
pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak
direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.
Tiga Dimensi
Struktur Organisasi, Yaitu :
A. Kompleksitas
Mempertimbangkan
tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat
spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki
organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara
geografis.
Diferensiasi :
Diferensiasi :
Diffrensiasi
horizontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit
berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan
tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.
Spesialisasi social = individunya yang dispesialisasi
Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses
Diffrensiasi vertical, merujuk pada kedalaman struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)
Diferensiasi Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.
Spesialisasi social = individunya yang dispesialisasi
Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses
Diffrensiasi vertical, merujuk pada kedalaman struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)
Diferensiasi Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
B.
Formalisasi
Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman
Memudahkan koordinasi
Adanya penghematan
Formalisasi Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan melalui pengawasan langsunng
Teknik-teknik Formalisasi :
Seleksi
Persyaratan peran
Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.
Pelatihan
Ritual.
C. Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
Hanya memperhatikan struktur formal.
Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman
Memudahkan koordinasi
Adanya penghematan
Formalisasi Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan melalui pengawasan langsunng
Teknik-teknik Formalisasi :
Seleksi
Persyaratan peran
Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.
Pelatihan
Ritual.
C. Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
Hanya memperhatikan struktur formal.
Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
Konsentrasi
pada seseorang, unit atau tingkat.
Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
B.
DEPARTEMENTALISASI
Ø Pengertian Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan.
Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan.
Beberapa
bentuk departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks
Ø Departementalisasi Fungsional
Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
Pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.
Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
Pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.
Ø Departementalisasi Divisional
Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi. Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
Ø Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci
sebagai berikut :
1. Meletakkan
koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian
tanggapan yang cepat.
2.
Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan
divisi yang khas.
3. Tempat
latihan yang baik bagi para manager strategik.
Ø Kelemahah-kelemahan sturktur divisional secara lebih terperinci :
1. Masalah
duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.
2. Dapat
menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi Perusahaan yang
melekukan departentalisasi diuntungkan dengan pembagian control dan koordinasi
pada perusahaan tersebut. Wilayah kekuasaan dan tanggung jawab dipersempit
sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah.
1. Model organisasi mekanistik .
Model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
Model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
- Prinsip Spesialisasi yaitu
merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan
kelompok.
- Prinsip Kesatuan Arah yaitu
semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
- Prinsip Wewenang dan Tanggung
jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk
melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
- Prinsip Rantai Skalar yaitu
hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai
tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan
peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi
vertical dalam sebuah organisasi.
Birokrasi
mempunyai berbagai arti. Secara tradiusional istilah ini mengacu pada konsep
ilmu politik tentang pemerintahan. Akan tetapi menurut Max Weber struktur
birokratik ialah struktur yang lebih unggul bila dibandingkan dengan struktur
lainnya Weber yakin bahwa untuk mencapai manfaat desain birokratik secara
maksimum harus memiliki karakteristik berikut yaitu :
- Semua tugas dibagi-bagi menjadi
pekerjaan yang sangat dispesialisasi.
- Setiap tugas dilaksanakan
menurut sistem pengaturan abstrak guna menjamin keseragaman dan koordinasi
berbagai tugas yang berbeda.
- Setiap anggota atau kantor
organisasi hanya bertanggung jawab atas prestasi kerja kepada satu
manajer.
- Setiap pegawai organisasi
berhubungan dengan pegawai lain dan para klien secra impersonal dan
formal.
- Pekerjaan dalam organisasi
birokratik didasarkan atas kualifikasi teknis dan terlindung dari
pemberhentian secarab sewenang-wenang.
Model
mekanistik sangat efisien karena karakteristik strukturnya. Model ini sangat
kompleks karena menekankan pada
spesialisasi kerja, sangat disentralisasikan karena menekankan wewenang dan
tanggung jawab, sangat formal karena menekankan fungsi sebagai dasar utama
departementalisasi. Karakteristik dan praktek organisasi ini mendasari model
organisasi yang diterapkan secara luas. Namun, model mekanistik bukan
satu-satunya model yang diterapkan.
2. Model Organik
Menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.
Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan motivasi serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki karakteristik berikut :
Desain itu relative sederhana karena tidak memerlukan spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan cakupan pekerjaan.
Desain itu relative didesentralisasikan karena menekankan pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan.
Dan relatife formal sebab menekankan produk dan pelanggan sebagai dasar departemensi.
2. Model Organik
Menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.
Desain organisasi yang menimbulkan rasa berharga dan motivasi serta mempermudah keluwesan dan keadaptasian biasanya memiliki karakteristik berikut :
Desain itu relative sederhana karena tidak memerlukan spesialisasi, melainkan menekankan kepada peningkatan cakupan pekerjaan.
Desain itu relative didesentralisasikan karena menekankan pendelegasian wewenang dan peningkatan kedalaman pekerjaan.
Dan relatife formal sebab menekankan produk dan pelanggan sebagai dasar departemensi.
Tabel
Perbedaan Model Mekanistik dan Organik
No
|
Struktur
Model Mekanistik
|
Struktur
Model Organik
|
1.
|
Proses
kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
Bawahan merasa tidak bebas mendiskusikan masalah dengan atasan
|
Proses
kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakina dan kepercayaan antara atasan
dan bawahan dalam segala persoalan. Bawahan merasa bebas mendiskusikan
masalah dengan atasan.
|
2.
|
Proses
motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman, dan ekonomik melalui
perasaan takut dan sanksi.
|
Proses
motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode partisipasi.
|
3.
|
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah
cenderung terganggu, tidak akurat, dan dipandang dengan rasa curiga.
|
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secra
bebas keseluruh organisasi yaitu ke atas, kebawah dan kesamping.
|
4.
|
Proses
interaksi bersifat tertutup dan terbatas
|
Proses
interaksi bersifat terbuka dan ekstensif.
|
5.
|
Proses
pengambilan keputusan hanya terjadi di tingkat puncak
|
Proses
pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatanmelalui proses kelompok.
|
6.
|
Proses
penyusunan tujuan dilakukan di tingkat puncak organisasi tanpa mendorong
adanya partisipasi.
|
Proses
penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan
sasaran yang tinggi
|
7.
|
Proses
kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan atas
kekeliruan yang terjadi.
|
Proses
kendali menyebar ke seluruh organisasi dan menekankan pemecahan masalah
dan pengendalian diri sendiri.
|
D.
Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi .
Perusahaan
merupakan salahsatu contoh organisasi yang kompleks, oleh karena itu dalam
berproses perusahaan harus memiliki bentuk keorganisasian tertentu yang dapat
menyederhanakan hal kompleks di dalam kestrukturan organisasi ini. Diperlukan
adanya strategi, standarisasi, dan kerjasama dari berbagai divisi atau
bagian-bagian pada perusahaan untuk mensikronisasi dan mendukung proses
manajerial dalam perusahaan.